Planungsfähigkeit verbessern

1. Meine persönliche Planungsfähigkeit verbessern

Ich muss meine Tagesstruktur (Wochenstruktur) kennen

Wie viel Zeit muss ich als arbeitsfrei einplanen? (z. B. für Teammeeting, Arbeitsplanung, Pausen, Abwesenheiten …)
Wie viel Zeit benötige ich für das Tagesgeschäft - also, das, was jeden Tag hereinkommt und regelmässig erledigt werden muss? Dazu gehört auch das Bearbeiten von E-Mails und Co. Wie viel ist das im Minimum? Im Maximum? Im Durchschnitt?
Wie viel Zeit steht mir für Projekt- und Auftragsbearbeitung zur Verfügung? Wie viel davon für eigene Projekte / Aufträge? Und wie viel für andere?

Wenn ich diesen Wert zu wenig gut kenne, lohnt es sich während ein paar Wochen die Arbeitszeit täglich bezogen auf die verschiedenen Kategorien zu erheben. Das sind zwei Minuten Arbeitszeit pro Tag, die sich SEHR lohnen! Die meisten Menschen verschätzen sich in diesem Bereich nämlich kolossal!

Ich muss einen Überblick über alle meine ToDo’s, Aufträge und Projekte haben

Es gibt verschiedene Lösungen, wie man seine ToDo’s (inkl. aller Aufträge und Projekte) notieren kann. Es gibt dafür heute auch viele hilfreiche Online-Tools.

Gute Planung fängt mit einer guten Prioritätensetzung an!

Jeder Mensch hat heute zu viel auf seiner ToDo-Liste!
Viel wichtiger als die Frage „wie kriege ich das alles unter einen Hut“ ist die Frage „was muss ich unbedingt hinkriegen?“
Wir setzen oft auch die falschen Prioritäten, weil wir zu wenig genau zwischen Dringen und Wichtig unterscheiden. Wir haben die grosse Tendenz, alles Dringende zuerst zu erledigen - und dabei bleibt dann oft das wirklich Wichtige auf der Strecke!
Darum Prioritäten setzen: Bei der Monatsplanung, der Wochenplanung, der Tagesplanung!
Die wichtigste Priorität überhaupt: sich Zeit zum Planen nehmen! Ohne kommt NIEMAND aus dem Überlastungsschlamassel heraus!

Wer gut planen will, muss auch Nein sagen können! 
(Und dürfen!)

Die eigentliche Planung:

Jahresziele
Monatsziele
Wochenziele
Tagesziele
Das Jahresziel wird im MBO vereinbart
Monatsplanung: Mit Blick auf das Jahresziel und meine ToDo’s, Aufträge und Projekte (und die Zeit, die mir im nächsten Monat zur Verfügung steht): Was will ich in diesem Monat erreichen?
Wochenplanung: Mit Blick auf das Monatsziel und die Zeit die mir in der nächsten Woche zur Verfügung steht: Was will ich in der nächsten Woche erreichen?

Tagesplanung: Mit Blick auf den Wochenplan und die mir heute zur Verfügung stehende Zeit: was will ich heute erreichen?

Planungsreflexion

Erst durch die Planungsreflexion lerne ich gute Planen! Die meisten Menschen erleben in der ersten Planungszeit, dass sie die sich gesetzten Ziele weit verfehlen. Dank der Reflexion wird man sich dieses Umstandes bewusst. Die Planungsfähigkeit wird so Schritt für Schritt besser.

Empfehlung: Währen mindestens 6 Monaten konsequent mit dem Wochenplan arbeiten!

2. Die Planungsfähigkeit im Team verbessern

Die Planungsfähigkeit im Team kann man nur verbessern, wenn jedes Teammitglied zuerst seine eigene Planungsfähigkeit verbessert.

Das Team benötigt einen klaren Blick auf seine ToDo’s
Das Setzen der richtigen Prioritäten stellt die grösste Herausforderung dar. Hier eine Anleitung dazu (Quelle: Neue Narrative)